Главная
 
О нас
 
Деятельность
 
Справочник СМР
 
Новости
 
Проекты
 
Партнеры
!!

 

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

ПИСЬМО

от 6 июля 2001 г. N 01-131/16-25

 

О ПОРЯДКЕ ПРИЕМА ГОСУДАРСТВЕННЫХ НАГРАД И ДОКУМЕНТОВ

К НИМ НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ В ГОСУДАРСТВЕННЫЕ МУЗЕИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

Указом Президента Российской Федерации от 6 января 1999 года N 19 "О внесении изменений в Указ Президента Российской Федерации от 2 марта 1994 г. N 442 "О государственных наградах Российской Федерации" утверждена новая редакция Положения о государственных наградах Российской Федерации".

В соответствии с пунктом 14 данного Положения "Государственные награды и документы к ним умершего награжденного или награжденного посмертно могут быть переданы государственным музеям с согласия наследников по решению Комиссии по государственным наградам при Президенте Российской Федерации при наличии ходатайства музея, поддержанного соответствующим органом государственной власти субъекта Российской Федерации или по ходатайству федерального органа исполнительной власти, в ведении которого находится музей. Акт о принятии государственных наград соответствующий музей направляет в Управление Президента Российской Федерации по государственным наградам. Переданные музеям для хранения и экспонирования государственные награды не возвращаются наследникам умершего награжденного или награжденного посмертно. Указанное требование распространяется и на награды, переданные музеям до принятия настоящего Положения.

Государственные награды не могут находиться на хранении в музеях, работающих на общественных началах и не обеспеченных необходимыми условиями хранения государственных наград".

Практика показывает, что государственными музеями Российской Федерации не всегда соблюдается порядок приема государственных наград и документов к ним на постоянное хранение: допускаются случаи приема на постоянное хранение наград и документов к ним от живущих награжденных, награды, поступающие в музей от наследников награжденных, принимаются в музеи без разрешения Комиссии по наградам при Президенте Российской Федерации.

В связи с этим Министерство культуры Российской Федерации полагает необходимым обратить внимание на соблюдение следующего порядка оформления документов при приеме государственных наград и документов к ним на постоянное хранение в состав Музейного фонда Российской Федерации.

1. Наследник (наследники) награжденных подает на имя директора музея письменное заявление с просьбой о приеме на постоянное хранение (в постоянное пользование) в музей государственных наград и документов к ним своего родственника (одного из супругов, отца, матери, сына, дочери и т.д.), при этом передаваемый материал перечисляется попредметно с указанием номеров государственных наград и исходных данных (номер, дата) наградных документов к ним.

Кроме того, в заявлении должна содержаться информация о награжденном: фамилия, имя, отчество (полностью), даты жизни и смерти, краткие биографические данные.

Заявление должно быть подписано всеми прямыми наследниками, чтобы исключить случаи опротестования данного решения кем-то из наследников.

Если у награжденного нет прямых наследников, в заявлении следует указать степень родства с награжденным (брат, сестра, племянник и т.д.) и сообщить, что прямых наследников на момент написания заявления у награжденного нет.

2. Заявление наследника (наследников) в установленном порядке рассматривается фондово - закупочной комиссией музея, решение о приеме предлагаемых наград и документов к ним оформляется протоколом, в котором дается аргументированное обоснование целесообразности приема (музейное, историко - культурное значение наград), составляется список наград и документов к ним (приложение N 1).

3. Протокол ФЗК вместе со списком наград и документов к ним, а также с ксерокопией заявления наследника соответствующим сопроводительным письмом представляется на согласование в вышестоящий орган по подчинению (региональные музеи - в органы исполнительной власти соответствующих субъектов Российской Федерации в сфере культуры, федеральные музеи - в Министерство культуры Российской Федерации), после чего направляются последними в Комиссию по государственным наградам при Президенте Российской Федерации для решения вопроса о передаче наград и документов к ним на постоянное хранение в музей.

В представлении в Комиссию по наградам при Президенте Российской Федерации обязательно следует указать об условиях охраны и сохранности государственных наград и документов к ним.

4. После получения разрешения Комиссии по наградам при Президенте Российской Федерации на передачу наград и документов к ним музей оформляет акт приема предметов на постоянное хранение и в указанном выше порядке направляет экземпляр акта приема в Комиссию по наградам при Президенте Российской Федерации.

 

Н.Л.ДЕМЕНТЬЕВА

 

 

 

 

 

Приложение N 1

к письму Минкультуры России

от 06.07.2001 N 01-131/16-25

 

"Утверждаю"

Директор музея

"__" _____________ 2001 г.

 

                             СПИСОК

      ГОСУДАРСТВЕННЫХ НАГРАД И ДОКУМЕНТОВ К НИМ, ПОДЛЕЖАЩИХ

      ПЕРЕДАЧЕ НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ В ___________________

                                             (музей)

 

N
п/п

Наименование наград
и документов к ним

Кол-во

Ф.И.О.     
награжденного, 
звание, даты жизни

Ф.И.О.   
наследников,
адрес   

1

2        

3  

4       

5     

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Главный хранитель музея подпись расшифровывается

 

Приложение N 3

к письму Минкультуры России

от 06.07.2001 N 01-131/16-25

 

СОДЕРЖАНИЕ ДРАГОЦЕННЫХ МЕТАЛЛОВ В ОРДЕНАХ,

МЕДАЛЯХ И НАГРУДНЫХ ЗНАКАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

.................................................................................................................

 

 

 

 

 

 
!!

 

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

N 167

 

ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ

N 13

 

ПРИКАЗ

от 14 марта 2000 года

 

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ПАСПОРТА

ГОСУДАРСТВЕННОГО МУЗЕЯ, БИБЛИОТЕКИ (В ЧАСТИ ДОКУМЕНТОВ

АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ) И МЕРАХ

ПО ОРГАНИЗАЦИИ ЕЕ ВНЕДРЕНИЯ

 

В музеях и библиотеках находятся на хранении документы Архивного фонда Российской Федерации, порядок государственного учета которых определен Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, разработанным Федеральной архивной службой России при участии Министерства культуры Российской Федерации и зарегистрированным Министерством юстиции Российской Федерации.

В соответствии с Регламентом, руководствуясь совместным письмом Минкультуры России и Росархива (N 01-0186/16-25 от 21.10.97 и N 3/733-Е от 11.10.97), большинство федеральных музеев и библиотек, а также музеев и библиотек субъектов Российской Федерации представили в органы управления архивным делом сведения о суммарном объеме и составе хранящихся в них документов Архивного фонда Российской Федерации по состоянию на 1 января 1998 года по форме паспорта, определенной Регламентом. В 2000 г. предстоит проведение очередной паспортизации хранилищ документов Архивного фонда Российской Федерации по состоянию на 1 января 2001 года.

В целях совершенствования государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в музеях и библиотеках, и реализации положений Регламента приказываем:

1. Утвердить и ввести в действие прилагаемую Инструкцию по заполнению паспорта государственного музея, библиотеки (в части документов Архивного фонда Российской Федерации).

2. Органам управления культуры субъектов Российской Федерации, директорам федеральных музеев и библиотек довести настоящую Инструкцию до сведения всех музеев и библиотек, находящихся на территории субъекта Российской Федерации, соответствующих отделов федеральных музеев и библиотек и обеспечить изучение ее положений.

3. Рекомендовать органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации совместно с органами управления культуры субъектов Российской Федерации провести во II полугодии т.г. рабочие семинары специалистов государственных музеев, библиотек по методике заполнения паспорта государственного музея, библиотеки (в части документов Архивного фонда Российской Федерации).

4. Отделу обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов Росархива (Шабанова Т.Е.) совместно с Департаментом культурного наследия Минкультуры России (Виноградов В.А.) организовать в октябре т.г. соответствующий рабочий семинар для специалистов федеральных музеев и библиотек.

5. Контроль за выполнением настоящего Приказа возложить на заместителя Руководителя Федеральной архивной службы России Тарасова В.П. и первого заместителя Министра культуры Российской Федерации Дементьеву Н.Л.

 

Министр культуры

Российской Федерации

М.Е.ШВЫДКОЙ

 

Руководитель

Федеральной архивной

службы России

В.П.КОЗЛОВ

 

 

 

 

 

 

Приложение

к Приказу Минкультуры

России и Росархива

от 14 марта 2000 г. N 167/13

 

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ПАСПОРТА ГОСУДАРСТВЕННОГО МУЗЕЯ,

БИБЛИОТЕКИ (В ЧАСТИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ)

 

Настоящая Инструкция определяет порядок заполнения паспорта государственного музея, библиотеки (в части документов Архивного фонда Российской Федерации) в соответствии с требованиями, установленными Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (зарегистрирован Минюстом России - регистрационный N 1344 от 8 июля 1997 г.).

Инструкция разработана в дополнение к Инструкции о порядке заполнения паспорта архива, утвержденной Приказом Росархива от 17.11.97 N 61, учитывает специфику организации хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и их учета в государственных музеях и библиотеках системы Минкультуры России.

Положения Инструкции основываются на действующих в системе Минкультуры России документах:

"Инструкция по учету и хранению музейных ценностей, находящихся в государственных музеях СССР" (М., 1985),

"Инструкция об учете библиотечного фонда" (Приказ Минкультуры России от 02.12.98 N 590),

"Правила работы музеев по учету и организации хранения письменных документов Государственного архивного фонда СССР" (утверждены Минкультуры СССР, согласованы с Главархивом СССР) (М., 1990),

"Правила учета документов ГАФ СССР, постоянно хранящихся в фондах библиотек, системы Министерства культуры СССР" (утверждены Минкультуры СССР и Главархивом СССР) (М., 1991).

 

Общие положения

 

1. Паспорт составляется каждым государственным музеем, библиотекой (далее - музей, библиотека), осуществляющим(ей) в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (ст. 17) постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, независимо от того, является ли музей или библиотека источником комплектования государственного архива.

2. Паспорт (Приложение 1) составляется ежегодно, отражает состав, состояние, объем и условия хранения документов Архивного фонда Российской Федерации по состоянию на 01.01. ... наступающего года и хранится постоянно.

3. Паспорт составляется на основе данных первичного учета (акты приема - передачи, книги поступлений основного фонда), а также данных основных учетных документов, которые ведутся в музее и библиотеке для учета документов Архивного фонда Российской Федерации;

- книги учета поступлений документов;

- списка фондов;

- листов фондов;

- архивных описей (на правах научного инвентаря).

4. Паспорт представляется федеральными государственными музеями и библиотеками в Федеральную архивную службу России 1 раз в 3 года (на 1 января 2001 г., на 1 января 2004 г. и т.д.) к 20 января года, следующего за отчетным.

Государственные музеи и библиотеки субъектов Российской Федерации представляют паспорта в соответствующий орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации в сроки, установленные этим органом, но не реже, чем один раз в 3 года (на 1 января 2001 г., на 1 января 2004 г. и т.д.).

5. Музеи и библиотеки, являющиеся источниками комплектования государственных архивов, в паспорт включают данные только о документах основного фонда музея, библиотеки. Документы текущего (ведомственного) и научного архивов музея, библиотеки в данном паспорте не учитываются.

Учету в паспорте подлежат включенные в состав основного фонда музея, библиотеки письменные документы на бумажных носителях (в том числе рукописи, рукописные книги, письма, автографы, дневники, нотные и текстовые записи фольклора и музыки), а также фотодокументы (негативы, позитивы, фотоальбомы и др.), кинодокументы, нетиражированные фонодокументы (речевые и музыкальные) и др.

В комплексе с вышеперечисленными документами учитываются логически взаимосвязанные с ними печатные издания с автографами и пометками, а также карты, планы, чертежи, плакаты, афиши, марки, открытки, листовки, вырезки из газет и журналов и др.

6. Музеи и библиотеки, не являющиеся источниками комплектования государственных архивов, наряду со сведениями о документах основного фонда, в паспорт включают сведения также и о документах текущего (ведомственного) и научного архивов музея, библиотеки, отражающие историю и деятельность музея, библиотеки и отнесенные в установленном порядке к составу Архивного фонда Российской Федерации.

7. Часть показателей паспорта может заполняться в автоматизированном режиме как выходная форма (отчет) БД "Архивный фонд" (разделы 1 (все графы), 2 (графы 1, 2, 3, 4), 5 (графа 1, строка 511)). Способ получения электронной версии части показателей паспорта определен Инструкцией пользователя программного комплекса "Архивный фонд" (письмо Росархива от 21.03.97 N 3/226-К "О внедрении программного комплекса "Архивный фонд").

8. К паспорту в соответствии с его разделами составляется объяснительная записка, в которой наряду с позициями, специально отмеченными в настоящей Инструкции, фиксируются специфические для конкретного музея, библиотеки особенности динамики объемных показателей по сравнению с ранее составленным паспортом.

9. Объемные показатели даются в указанных в форме паспорта единицах измерения.

Исправления, вклейки не допускаются.

 

Состав показателей паспорта

 

Раздел 1. Состав и объем архивных документов

 

Графа 1. Количество фондов.

Показывается количество архивных фондов, архивных коллекций и собраний, включая собрания рукописных книг (далее - архивный фонд).

Примечание. Архивный фонд - совокупность архивных документов, имеющая историческую, научную, художественную или иную культурную ценность, принятая на государственное хранение, либо сформированная в музее, библиотеке.

В музеях, библиотеках, которые в соответствии со ст. 18 Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах не принимают на хранение подлинные документы государственных организаций, к архивным фондам относятся фонды личного происхождения, которые подразделяются на личные (персональные) семейные и родовые, общественных, иных негосударственных организаций, а также фонды непосредственно музея, библиотеки (документы текущего (ведомственного) и научного архивов музея, библиотеки, отражающие их историю и деятельность и отнесенные в установленном порядке к составу Архивного фонда Российской Федерации).

Архивная коллекция - совокупность документов, являющаяся результатом деятельности коллекционера, поступившая в музей, библиотеку, либо сформированная в музее, библиотеке.

Архивное собрание - совокупность отдельных документов, объединенных непосредственно музеем или библиотекой по одному или нескольким признакам (тематическому, видовому, объектному, хронологическому и т.д.).

Собрание рукописных книг - совокупность рукописных книг, собранных коллекционером, музеем, библиотекой.

 

Если в музее фондирование документов, т.е. их классификация по архивным фондам, коллекциям и т.д. не проводилась, то к архивному фонду приравнивается каждая группа архивных документов (единиц хранения - музейных предметов), учтенная в отдельной инвентарной книге (научном инвентаре музея), составление которых осуществляется в соответствии с классификацией основного фонда музея.

Музеи и библиотеки, хранящие небольшие объемы архивных документов основного фонда, распределение которых по архивным фондам или коллекциям произвести невозможно, могут учитывать их как один архивный фонд.

Каждый архивный фонд, независимо от того, состоит ли он из документов одного или нескольких видов, указывается в паспорте только один раз. Принадлежность фонда к виду фонда определяется по составу включенных в него документов. Указанное правило распространяется на инвентарные книги.

В строке 101 "Количество фондов документов на бумажной основе" указывается сумма показателей граф 102 - 104.

В строке 102 "Количество фондов управленческой документации" указывается количество архивных фондов, основу которых составляет управленческая документация музея, библиотеки (документы по основной деятельности), фонды общественных и иных негосударственных организаций, архивные коллекции и собрания, которые по преобладающему в них составу документов не могут быть указаны в строках 104, 106 - 110 (НТД, аудиовизуальная, машиночитаемая документация).

При отсутствии фондирования такие документы в основном фонде музея, как правило, учитываются в инвентарной книге письменных источников.

Архивный фонд непосредственно музея, библиотеки (документы текущего (ведомственного) и научного архивов) указывается в строке 102 только в случае, если музей или библиотека не являются источником комплектования государственного архива.

В строке 103 "Количество фондов документов личного происхождения" указывается количество архивных фондов физических лиц (личных родовых, семейных) и архивных коллекций из документов личного происхождения (исключительно письменных или в совокупности с графическими, кинофотофонодокументами, печатными изданиями с автографами, пометами и др.).

В строке 104 "Количество фондов НТД" указывается количество архивных фондов, состоящих исключительно или преимущественно из картографической документации, а также из научных и технических документов, фиксирующих процесс и результаты научных исследований, технических разработок.

Строка 105 "Количество фондов документов по личному составу" не заполняется.

В строках 106 - 110 "Количество фондов кино-, фото-, фоно-, видеофонограмм, МЧД (машиночитаемых документов)" указывается количество соответствующих архивных фондов, состоящих исключительно или преимущественно из аудиовизуальных или машиночитаемых документов.

При отсутствии фондирования такие документы (кроме МЧД) учитываются, как правило, в инвентарной книге изобразительных источников.

В строке 111 "Количество фондов микроформ на правах подлинников документов" указывается количество архивных фондов, состоящих исключительно из микрофильмов и (или) микрофиш, отснятых с архивных документов, подлинники которых находятся, как правило, в собственности иностранных государств или физических лиц.

В строке 112 "Итого" показывается сумма строк 101, 106 - 111.

 

Графа 2. Количество ед. хр. (Всего).

В указанной графе показываются все находящиеся на хранении архивные документы, включенные в состав основного фонда музея, библиотеки.

Документы текущего (ведомственного) и научного архивов, отражающие историю и деятельность музея, библиотеки и отнесенные в установленном порядке к составу Архивного фонда Российской Федерации, учитываются в указанной графе только в случае, если музей или библиотека не являются источником комплектования государственного архива.

Примечание. Единица хранения документов Архивного фонда Российской Федерации - физически обособленные документ или совокупность документов, имеющие самостоятельное значение.

Музейный предмет и документ библиотечного фонда соответствуют единице хранения документов Архивного фонда Российской Федерации.

 

Строки 102 - 111 заполняются в соответствии с подходами, определенными при дифференциации архивных фондов по составу включенных в них документов.

Печатные издания, внесенные в инвентарные книги письменных предметов, за исключением находящихся в фондах личного происхождения, к составу Архивного фонда Российской Федерации не относятся и в паспорте не учитываются.

В строке 101 "Количество ед. хр. на бумажной основе. (Всего)" указывается сумма строк 102 - 105.

В строке 102 "Количество ед. хр. управленческой документации" указывается суммарное количество ед. хр., внесенных в архивные описи, инвентарные книги и неописанных. Учитываются документы общественных и иных негосударственных организаций, рукописные книги, а также все другие архивные документы на бумажной основе, которые по своему происхождению и/или содержанию не могут быть отнесены к документам личного происхождения и научно - технической документации.

В строке 103 "Количество единиц хранения личного происхождения" указывается суммарное количество документов личного происхождения, внесенных в архивные описи, инвентарные книги и неописанных.

Строки 104, 106 - 111 "Количество единиц хранения НТД, аудиовизуальной, машиночитаемой документации, микроформ на правах подлинников" заполняются в соответствии с подходами, определенными при дифференциации архивных фондов по составу включенных в них документов.

Примечание. За единицу хранения микроформ на правах подлинников принимаются физически обособленные рулон микрофильма или комплекс микрофиш, хранящихся в одном конверте, вне зависимости от количества отснятых на нем дел и документов оригинала.

 

Строка 105 "Количество дел по личному составу" заполняется только в случае, если музей или библиотека не являются источником комплектования соответствующего государственного архива.

Указывается количество дел по личному составу как внесенных в архивные описи, так и неописанных.

Примечание. Под документами по личному составу понимается комплекс документов, создающихся в процессе документирования служебных, трудовых и иных социальных правоотношений граждан, юридических лиц, например, приказы по музею, библиотеке о приеме, перемещении и увольнении сотрудников, сформированные в отдельные дела, лицевые счета, личные дела и личные карточки сотрудников.

 

В строке 112 "Количество дел. Итого" указывается сумма строк 101, 106 - 111.

Графа 4. Количество секретных ед. хр. не заполняется.

Графа 5. Количество учтенных особо ценных единиц хранения - указывается количество особо ценных единиц хранения, в объяснительной записке кратко характеризуется их состав.

Графа 6. Количество единиц хранения, принятых на временное хранение, заполняется в соответствии с указаниями по заполнению графы 2. Учитывается количество единиц хранения, принятых на временное (депозитарное) хранение на основании договоров (соглашений) с собственниками документов, в том числе учтенных в книге временных поступлений музея.

 

Раздел 2. Состав и объем страхового фонда копий архивных документов

Примечание. Страховой фонд копий архивных документов - совокупность упорядоченных и надежно хранимых страховых копий особо ценных архивных документов в виде микроформ, (микрофильмы и микрофиши), создаваемых с целью сохранения национального научного, культурного и исторического наследия и информационного ресурса страны в условиях военного времени и чрезвычайных ситуаций, а также на случай утраты документами их эксплуатационных свойств.

 

Графа 1. Количество единиц хранения, скопированных для страхового фонда.

По всем строкам показываются данные о всех единицах хранения, прошедших страховое копирование.

Графа 2. Количество единиц хранения, имеющих фонд пользования.

По всем строкам показывается количество единиц хранения, на которые создан фонд пользования на любых носителях, при условии, что единица хранения скопирована в полном объеме в результате целевого проведения этой работы, в том числе в процессе обязательного фотографирования уникальных предметов (в данном случае архивных документов) при подготовке документов к временному вывозу из Российской Федерации, а также в других случаях.

Примечание. Фонд пользования - совокупность копий документов, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования взамен оригиналов документов.

 

Графа 3. Количество кадров негатива страхового фонда.

По всем строкам показываются суммарные данные о количестве кадров негатива страхового фонда на рулонной пленке и микрофишах.

Графа 4. Количество единиц хранения страхового фонда.

В строках 201 - 204 показывается общее количество единиц хранения страхового фонда.

Примечание. Единицей хранения страхового фонда документов на бумажной основе являются физически обособленные рулон негатива микрофильма или одна или несколько микрофиш, отснятых с одной единицы хранения и помещенных в один конверт.

Единица хранения страхового фонда аудиовизуальных документов идентична единицам хранения аудиовизуальных документов.

 

Раздел 3. Состав и объем научно - справочного аппарата к архивным документам

 

3.1. Описи, каталоги, базы данных

 

Графы 1, 2. Количество описей (всего), из них в полном комплекте - учитывается количество только архивных описей (на правах научного инвентаря), составленных на архивные документы, включенные в состав основного фонда музея, библиотеки, а также на документы текущего (ведомственного) и научного архивов музея, библиотеки (в случае, если музей, библиотека не являются источниками комплектования государственного архива). В объяснительной записке оговаривается, существует ли практика утверждения архивных описей экспертно - проверочными комиссиями (ЭПК) органов управления архивным делом.

Примечание. Полный комплект архивной описи состоит из 3-х ее экземпляров, при этом, если архивная опись включает несколько томов, имеющих разное количество экземпляров, то ее экземплярность учитывается по наименьшему количеству экземпляров отдельного тома.

 

Графы 3 - 6. Количество закаталогизированных фондов, единиц хранения, составленных карточек - заполнение не обязательно.

Графа 7. Создано баз данных о количестве и содержании документов - учитываются базы данных (БД), созданные только на архивные документы, а также на архивные документы и музейные и библиотечные фонды.

БД одного наименования учитываются один раз, при этом БД о составе и содержании документов нескольких видов (личного происхождения, НТД, кино и т.д.) показывается в строке, соответствующей преобладающей в ней составу информации.

 

3.2. Справочно - информационные издания

 

Заполняется только строка 315 "Путеводители, краткие справочники по фондам", в которой показывается количество изданий, раскрывающих состав и содержание архивных документов как отдельно, так и совместно с составом музейных и библиотечных фондов. Количество и названия изданий, осуществленных совместно с архивными учреждениями, указываются в объяснительной записке. Буклеты музеев, библиотек в их число не включаются.

 

Раздел 4. Состав и объем научно - справочной библиотеки - не заполняется

 

Раздел 5. Условия хранения документов

 

Допускается информация описательного характера в составе объяснительной записки.

В строках 501 - 503 "Количество зданий (помещений)" учитывается количество отдельно стоящих зданий (помещений) музеев, библиотек, при этом в строке 502 учитываются только здания, построенные специально для музеев, библиотек по типовым или индивидуальным проектам. В объяснительной записке указывается наличие изолированных хранилищ архивных документов.

В строках 504 - 507 показывается протяженность стеллажных полок, предназначенных для размещения архивных документов. При совместном размещении архивных документов, музейных, библиотечных фондов строки не заполняются, а в объяснительной записке даются соответствующие пояснения.

Строка 508 - заполнение не обязательно.

 
!!

 

 

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО КУЛЬТУРЕ И КИНЕМАТОГРАФИИ

ПРИКАЗ

 От 11 августа 2006 г.                                                          

            № 417

Москва

  

Об итогах служебного расследования по факту утраты

музейных предметов в Государственном Эрмитаже

  

         В связи с утратой музейных предметов, содержащих драгоценные металлы и драгоценные камни, из собрания Государственного Эрмитажа и на основании проведенного 4-6 августа с.г. в соответствии с приказом Роскультуры от 1 августа 2006 г. № 336 служебного расследования

приказываю:

         1. Утвердить отчет о служебном расследовании по факту утраты музейных предметов в Государственном Эрмитаже согласно приложению.

         2. За ненадлежащее исполнение своих служебных обязанностей директору Государственного Эрмитажа М.Б.Пиотровскому объявить выговор.

         3. Начальнику Управления культурного наследия, художественного образования и науки А.С.Колупаевой строго указать на необходимость усиления контроля за деятельностью находящихся в ведении Роскультуры музеев в сфере учета, хранения и обеспечения безопасности музейных предметов и музейных коллекций.

         4. Руководителям музеев, находящихся в ведении Роскультуры, в двухнедельный срок представить уточненные планы проведения проверки наличия музейных предметов и музейных коллекций.

         5. Установить, что в состав зарубежных выставок могут включаться только музейные предметы из фондовых коллекций, прошедших проверку наличия.

         6. Государственному Эрмитажу (М.Б.Пиотровский):

         6.1. По итогам внутримузейного служебного расследования принять меры по укреплению руководства структурными подразделениями  Государственного Эрмитажа и музея в целом, а также привлечь к дисциплинарной ответственности сотрудников Государственного Эрмитажа, не обеспечивших надлежащее исполнение своих служебных обязанностей;

         6.2. В двухнедельный срок представить на утверждение уточненный план проведения проверки наличия музейных предметов и музейных коллекций, закрепленных за Государственным Эрмитажем, предусмотрев внесение изменений в составы комиссий, проводящих данную проверку, полноту проверки фондовых коллекций в масштабах каждого хранительского отдела Государственного Эрмитажа, неукоснительное соблюдение порядка проведения проверки наличия музейных предметов и музейных коллекций, установленного инструктивными письмами Минкультуры России от 02.06.1998 № 01-109/16-25, от 09.03.1999 № 01-50/16-25, от 23.01.2001 № 01-19/16-25, от 26.12.2002 № 01-157/16-25;

         6.3. Обеспечить контроль за проходом сотрудников Государственного Эрмитажа в комплекс зданий музея на Дворцовой набережной исключительно через служебные входы;

         6.4. В месячный срок оснастить служебные входы в комплекс зданий Государственного Эрмитажа на Дворцовой набережной системами видеонаблюдения  и техническими средствами дистанционного досмотра ручной клади (интроскопы), обеспечив обслуживание данных систем;

         6.5. В 6-ти месячный срок произвести полную замену замков в входных дверях всех фондохранилищ в комплексе зданий Государственного Эрмитажа на Дворцовой набережной и замков шкафов и сейфов в фондохранилищах, выделив в качестве первого этапа проведение данных работ в фондохранилищах Отдела истории русской культуры (срок – 15 октября 2006 г.);

         6.6. Обеспечить нормативное ведение ключевого хозяйства как в отношении ключей от входных дверей фондохранилищ в комплексе зданий Государственного Эрмитажа на Дворцовой набережной, так и в отношении ключей от шкафов и сейфов в данных фондохранилищах;

         6.7. Утвердить порядок выдачи разрешений на работу сотрудников в помещениях фондохранилищ во внеслужебное время, во выходные и праздничные дни, обеспечить контроль за его соблюдением.

         6.8. До 15 октября 2006 г. установить системы видеонаблюдения на входах во все фондохранилища в комплексе зданий Государственного Эрмитажа на Дворцовой набережной;

         6.9. До 1 мая 2007 г. оснастить все служебные входы в комплекс  зданий Государственного Эрмитажа на Дворцовой набережной и помещения фондохранилищ, расположенных в комплексе зданий Государственного Эрмитажа на Дворцовой набережной, системами контроля доступа, установив, что электронные ключи от фондохранилищ хранятся у главных хранителей отделов, генеральный электронный ключ от фондохранилищ хранится у директора Государственного Эрмитажа.

         6.10. До 30 декабря 2006 г. завершить прием на ответственное хранение фондовых коллекций, числящихся за умершими и уволившимися сотрудниками, а также обеспечить передачу фондовых коллекций, находящихся на ответственном хранении заместителей директора Государственного Эрмитажа Г.В.Виллинбахова и В.Ю.Матвеева другим сотрудникам соответствующих хранительских отделов;

         6.11. Разработать, утвердить и до 28.08.2006 г. представить на согласование план работ по организации хранения всего фонда предметов, содержащих драгоценные металлы и драгоценные камни (кроме нумизматических коллекций), в помещениях нового фондохранилища Государственного Эрмитажа в Старой Деревне;

         6.12. Пересмотреть должностные инструкции сотрудников Государственного Эрмитажа, осуществляющих ответственное хранение музейных предметов и музейных коллекций, с учетом приоритета хранительской и учетной работы перед другими видами музейной деятельности;

         6.13. Провести корректировку плана работы отделов Государственного Эрмитажа и индивидуальных планов работы сотрудников Государственного Эрмитажа на 2006 год с учетом необходимости проведения комплекса мероприятий по упорядочению учетно-хранительской работы музея. Формирование планов работы Государственного Эрмитажа на 2007 и последующий годы производить исходя из приоритетности учетно-хранительской деятельности и обеспечения безопасности музейных предметов и музейных коллекций;

         6.14. До 15 декабря 2006 года совместно с Дирекцией Музейного фонда Российской Федерации ГМВЦ «РОСИЗО» обеспечить установку и внедрение электронной базы данных Государственного каталога Музейного фонда Российской Федерации с использованием ее как единой учетной электронной базы данных музейных предметов и музейных коллекций, хранящихся в Государственном Эрмитаже.

         6.15. Ежемесячно представлять отчеты о ходе исполнения данного приказа.

         7. Государственному музею-заповеднику «Московский Кремль» (Е.Ю.Гагарина), Государственному музею изобразительных искусств имени А.С.Пушкина (И.А.Антонова), Государственной Третьяковской галерее (В.А.Родионов), Государственному Историческому музею (А.И.Шкурко), Государственному Эрмитажу (М.Б.Пиотровский), Государственному Русскому музею (В.А.Гусев), Российскому Этнографическому музею (В.М.Грусман) до 21 августа 2006 года передать начальнику Управления культурного наследия, художественного образования и науки А.С.Колупаевой все имеющиеся полнотекстовые учетные базы данных музейных предметов и структуру этих баз данных, записанные на цифровые носители, для конвертации в электронную базу данных Государственного каталога Музейного фонда Российской Федерации.

         8. Государственному музейно-выставному центру «РОСИЗО» (А.Н.Сысоенко) до 15 ноября 2006 г. обеспечить конвертацию учетных баз данных музеев, поименованных в п.7 настоящего приказа, в электронную базу данных Государственного каталога Музейного фонда Российской Федерации.

         9. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

 

 

Руководитель                                                                        М.Е.Швыдкой

 
!!

             МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

                               ПРИКАЗ

                от 27 марта 1998 г. N 01-73/16-30

        О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ ИНФОРМАЦИИ О КУЛЬТУРНЫХ ЦЕННОСТЯХ,

              В СЛУЧАЕ ХИЩЕНИЯ ИЗ МУЗЕЕВ И БИБЛИОТЕК

 

     Действующими нормативами предусмотрен  порядок  обязательного

предоставления   информации   Министерству   культуры   Российской

Федерации в случае кражи, хищения культурных ценностей из музеев и

библиотек. Однако, практика показывает, что территориальные органы

культуры и музеи федерального подчинения не всегда  информируют  о

фактах  хищения  либо  иных  утратах культурных ценностей.  Данные

обстоятельства отрицательно сказываются на результатах розыска.

     В соответствии   с   "Положением   о   Министерстве  культуры

Российской Федерации",  утвержденным Постановлением  Правительства

Российской  Федерации  N  679  от  06.06.97,  Минкультуры  России,

являясь специально уполномоченным государственным  органом  охраны

памятников   истории  и  культуры,  осуществляет  в  установленном

порядке сбор информации о  культурных  ценностях,  похищенных  или

утраченных,  задержанных  или конфискованных таможенными и другими

правоохранительными органами.

     Пунктом N   16   "Положения   о   Музейном  фонде  Российской

Федерации"  (утверждено  Постановлением  Правительства  Российской

Федерации   N   179   от   12.02.98)   предусмотрено  обязательное

уведомление Минкультуры России об утрате или физическом разрушении

музейных предметов и музейных коллекций в 3-дневный срок с момента

обнаружения.

     Ведение регистра культурных ценностей,  находящихся в розыске

и запрещенных к  вывозу  из  Российской  Федерации,  возложено  на

Департамент  по  сохранению  культурных ценностей.  В связи с этим

представляется   целесообразным   унифицировать    информацию    о

похищенных и утраченных культурных ценностях.

     Министерство культуры    Российской     Федерации     считает

необходимым  напомнить  порядок  предоставления,  не  зависимо  от

ведомственного подчинения музеев,  библиотек,  информации  о  всех

фактах  хищения либо иных утратах культурных ценностей.  Указанная

работа   является   нормативным   требованием   при   формировании

Государственного каталога музейного фонда России, предусмотренного

Законом  "О  музейном  фонде  Российской  Федерации  и  музеях   в

Российской Федерации".

     Одновременно с подачей информации о фактах хищения или утраты

культурной  ценности  Министерству  культуры Российской Федерации,

правоохранительным  органам  обращаем  внимание  на  необходимость

проведения   музеем,  органами  культуры  собственного  служебного

расследования    для    установления     причин     обстоятельств,

способствовавших случаям кражи или утраты.  Музеи, органы культуры

оформляют всю документацию в зависимости от причин происшествия.

     * Акт   происшествия   (кража,   авария,   пожар   и   т.д.),

составленный в момент  обнаружения  и  фиксирующий  обстоятельства

повреждения или утраты культурной ценности;

     * Документы  о  мерах,  принятых  дирекцией  музея,   органом

культуры по факту происшествия

     * Заключение специалистов о ценности предмета и его  месте  в

собрании музея, библиотеки, органов культуры

     * Акты соответствующих служб (пожарной инспекции, технических

служб и т.д.)

     Информация о культурных ценностях, утраченных или находящихся

в  розыске,  должна  обеспечивать возможность полной идентификации

этих предметов.

     1. Наименование  культурной  ценности с указанием необходимых

каталожных данных и учетных обозначений.

     2. Полноценное  визуальное  описание  культурной  ценности  с

указанием  характерных  признаков  предмета   (надписи,   пометки,

подробно состояние сохранности).

     3. Предоставление  негатива,   слайда   или   их   фрагментов

культурной  ценности.  Отсутствие  фотовоспроизведения  культурной

ценности особенно затрудняет розыск,  прежде всего если речь  идет

об  идентификации  культурных  ценностей обнаруженных за пределами

страны.

     Для обеспечения   оперативности   взаимодействия  Минкультуры

России с таможенными  и  правоохранительными  органами  просим  до

отправки  подлинников  документов  по  почте передавать экстренную

информацию передавать  по  телефону  (095)  923-98-16,  924-34-58,

факсу (095) 928-99-79.

                                               Заместитель Министра

                                                     П.В.Хорошилов

 

 

 

 

 

 
!!

 

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

ПИСЬМО

от 10 июля 1997 г. N 01-128/16-25

 

О ПОРЯДКЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ

ПО РЕЗУЛЬТАТАМ СВЕРОК НАЛИЧИЯ МУЗЕЙНЫХ КОЛЛЕКЦИЙ

С УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ

 

Анализ поступающей из музеев документации, связанной с изменениями в составе основного фонда, а также проверки на местах состояния учетно-хранительской деятельности музеев свидетельствуют о том, что тотальная сверка наличия фондов, прошедшая в музеях Российской Федерации в 1979 - 1989 гг., стала началом работы по приведению системы государственного учета музейных коллекций в соответствие с требованиями нормативных документов и, прежде всего, Инструкции по учету и хранению музейных ценностей 1985 г.

Однако следует отметить, что Итоговые акты сверок, особенно музеев с большим собранием, часто не соответствуют действительному состоянию дел, что говорит о формальном подходе к проведению сверки и фиксации ее итогов. До сих пор в Министерство культуры поступают документы на списание предметов, утраченных в 50 - 80-е годы, а в объяснительных записках говорится о том, что до настоящего времени сверка коллекции не проводилась. При проверках состояния учетно-хранительской деятельности музеев, проходивших уже после проведения тотальной сверки, во многих музеях, прежде всего в тех, которые первыми отчитались в проведении сверки, было обнаружено много неучтенных предметов, не говоря уже о многочисленных ошибках в регистрации предметов (повторные записи, незаверенные исправления и т.д.). Сотрудники, работающие в музее в настоящее время, не в состоянии объяснить причины такого положения в учете, т.к. со времени проведения сверки сменились главные хранители музеев, хранители коллекций, а передача музейных коллекций на ответственное хранение новым хранителям либо прошла формально, либо вовсе не проводилась.

Во избежание повторения подобных ситуаций, а также с целью совершенствования системы учета музейных ценностей, обеспечения юридической защиты хранителей коллекций и организации постоянного контроля за фактическим наличием музейного фонда Российской Федерации Министерство культуры Российской Федерации предлагает внести изменения в порядок проведения переучета (сверки наличия) музейных ценностей, предусмотренный п. п. 124 - 125 действующей "Инструкции по учету и хранению музейных ценностей, находящихся в музеях СССР" 1985 г.

В целях своевременного получения информации об изменениях в составе основного фонда музеев и оперативности документального (юридического) оформления этих изменений МК РФ считает необходимым осуществлять контроль за проведением плановых сверок музейных коллекций (сверок коллекций по видам материалов), имея в виду обязательное представление музеями Итоговых актов сверок наличия коллекций по видам материалов.

Очередность сверок коллекций (график проведения сверок) определяется музеем.

Кроме плановых сверок, особое внимание необходимо обратить на проведение обязательно полной, а не частичной сверки наличия предметов при смене хранителя коллекции, а также в случае передачи части коллекции другим музеям (выделение филиалов из состава музейных объединений, создание новых музеев).

Сверка наличия музейной коллекции осуществляется по Книгам поступлений, Инвентарным книгам и Актам приема на ответственное хранение.

Результаты сверки фиксируются в Акте сверки наличия коллекции с учетной документацией музея (Приложение N 1). В том случае, если коллекция находится на ответственном хранении у нескольких хранителей, составляется несколько актов (отдельно по каждому хранителю).

К Акту сверки прилагаются следующие формы отчетности:

- Фиксация итогов сверки коллекции по Книгам поступлений основного фонда (Приложение N 2),

- Фиксация итогов сверки коллекции по инвентарным книгам (Приложение N 3).

Итоги проведения сверки в обязательном порядке рассматриваются на заседании фондово-закупочной комиссии музея. Протокол ФЗК вместе с Актом (актами) сверки и всей необходимой документацией, перечень и порядок оформления которой изложен в Письме МК РФ "О порядке списания, передачи предметов из фондов музеев Российской Федерации" N 01-232/16-25 от 23.10.95, направляются на рассмотрение в местный орган культуры и с его ходатайством представляются в МК РФ для утверждения и оформления соответствующего приказа.

По окончании проведения сверок наличия всех музейных коллекций оформляется Итоговый акт сверки наличия основного фонда музея с учетной документацией.

Таким образом, обеспечивается цикличность проверок, что должно облегчить подведение итогового результата и гарантирует максимальную точность показателей в Сводном отчете (Итоговом акте).

Практика представления в Министерство культуры Российской Федерации информации по итогам сверок наличия коллекций с учетной документацией музея вводится с 1997 года.

В связи с этим необходимо до 01.11.97 представить в МК РФ перспективные планы-графики проверки наличия коллекций, что даст возможность определить проверочный цикл для каждого конкретного музея.

Материалы по итогам сверок коллекций за 1997 год необходимо представить до 01.03.1998.

Свое мнение по вопросу об изменении порядка представления информации поколлекционных сверок музеи могут направлять в адрес Министерства культуры Российской Федерации. Все предложения и замечания будут рассмотрены при внесении изменений в раздел "Переучет фондов" новой Инструкции по учету и хранению музейных ценностей.

 

Заместитель Министра

М.Е.ШВЫДКОЙ

 

 

 

 

 

Приложение N 1

 

                                              Утверждаю

                                              Директор музея

                                              ______________

                                             "__" ________ 199_ г.

 

                               АКТ

                сверки наличия фондовой коллекции

                 "_____" с учетной документацией

                      хранитель ____________

 

    Настоящий акт составлен в том, что согласно приказу директора

музея N ________________ от __________________ комиссия в составе:

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

 

провела сверку наличия фондовой коллекции ___________ (инвентарный

шифр "__") со следующей учетной документацией:

    - с книгами поступлений основного фонда

    - с инвентарными книгами (шифр "___")

    - с актами приема на ответственное хранение

    Сверка проводилась по состоянию на ________ 199_ г.

    Всего  согласно  актам  приема  на  ответственное  хранение  у

хранителя _________ находится ______ предметов коллекции ________.

    В результате сверки установлено следующее:

    1. ___ предметов не обнаружено (приложение N 1).

    2. ___ предметов списано по документам МК РФ, но не  исключено

из учетной документации (приложение N 2).

    3. ___  предметов  записано  дважды под разными номерами  в КП

(приложение N 3).

    4. ___  предметов  записано   дважды в инвентарные книги шифра

"__" (приложение N 4).

    5. ___ предметов  подлежат  переводу  в научно-вспомогательный

фонд (приложение N 5).

    6. ___ предметов подлежат списанию (приложение N 6).

    Кроме  того,  выявлены  ошибки  (несоответствия)  в описании и

датировке   предметов   в  КП  и  инвентарных  книгах,  подлежащие

исправлению (приложение N 7).

    Таким  образом,  по  состоянию  на ______  199_ г. фактическое

наличие  предметов  коллекции  "___", находящихся на ответственном

хранении у хранителя _____, составляет _______ предметов.

 

    Члены комиссии:

 

 

 

 

 

Приложение N 2

 

Фиксация итогов сверки коллекции ________

по книгам поступлений основного фонда

 

N
КП

Кол-во
листов
в КП 

Всего 
записано
в КП 

В том 
числе 
данной 
коллекции

Не обна-
ружено 
при    
сверке 

Списано
по доку-
ментам 
МК РФ  

Предмет
записан
дважды 
под раз-
ными но-
мерами 

Факти- 
ческое 
наличие
предме-
тов дан-
ной кол-
лекции 

N

предм.

N

предм.

N

предм.

N

предм.

N

предм.

N

предм.

1
2
3
4

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Общий итог по всем книгам

 

Примечание: в данной таблице указаны наиболее часто встречающиеся причины изменений в составе основного фонда музеев. Если, кроме указанных причин, имеются другие - необходимо дополнить таблицу.

 

                                Главный хранитель:

                                Зав. отделом учета:

                                Хранитель коллекции:

 

 

 

 

 

Приложение N 3

 

Фиксация итогов сверки коллекции _____________

по инвентарным книгам (шифр "___")

 

N
КП

Кол-
во  
лис-
тов в
КП  

Числится
по ин- 
вентар-
ной    
книге  

Не обна-
ружено 
при    
сверке 

Списано
по доку-
ментам 
МК РФ  

Предмет
записан
дважды 
под раз-
ными но-
мерами 

Пропуще-
но номе-
ров    

Передано
на отв.
хранение
в другие
отделы 
музея  

Фактичес-
кое нали-
чие пред-
метов   
данной  
коллекции

N

предм.

N

предм.

N

предм.

 
 
#fc3424 #5835a1 #1975f2 #0556a1 #425187 #5f41ea